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Pacientes en custodia especial: Citación con Diraya atención especializada y su problemática

Introducción y Objetivos:Las Historias Clínicas (HC) que se encuentran bajo custodia especial son aquellas en las que se encuentran casos de orden judicial, problemática social grave, casos de adopción, etc…
En el Servicio de Archivo y Documentación Clínica hemos encontrado algunas áreas pendientes de mejora en relación a las solicitudes de préstamo de las Historias Clínicas de custodia especial, ya que desde la implantación de Diraya Atención Especializada (DAE) estas historias “carecen de custodia especial”.
Método:
El sistema para la solicitud, préstamo y devolución de la Historia Clínica antes de la implantación de Diraya era el siguiente:
- Los pacientes cuya HC se encontraban en custodia especial no aparecían en los listados de consultas.
- El servicio de Admisión comunicaba bajo nota interior al servicio de Archivo y Documentación Clínica los datos del paciente y de la cita del mismo.
- El servicio de Archivo y Documentación Clínica gestionaba el préstamo y traslado de la HC con la mayor confidencialidad posible, y la entregaba personalmente.
- Al concluir la consulta, el servicio de Archivo y Documentación Clínica recogía la HC personalmente.
Desde la implantación de Diraya, el protocolo de préstamo de HC en custodia especial ha cambiado, ya que en este sistema las HC en custodia especial no tienen ningún distintivo que lo haga saber, ya que estas HC aparecen en los listados de consultas externas del mismo modo que el resto de HC
Resultados:
El correcto funcionamiento del protocolo de préstamo de historias clínicas de custodia especial garantiza el control, la confidencialidad, protección y el tratamiento adecuado de dicha documentación.
Aseguramos que el paciente tenga una continuidad asistencial ya que el facultativo recibirá la historia clínica el día de la consulta, entregada en mano por el personal de archivo. Asimismo, al finalizar la jornada, dicho personal de archivo procederá a recoger y custodiar dicha historia clínica hasta su ubicación en custodia especial.
Conclusiones:
DAE debe detectar los pacientes cuya ubicación es custodia especial y señalarlos de forma que el personal de archivos sepa que son historias que no están ubicadas en archivos sino que están en archivos de custodia especial.
Creemos que es necesario que DAE se adapte a este tipo de situaciones, cambiando si es necesario el protocolo de de las HC en custodia especial, para que los pacientes que se encuentren en esta situación reciban el trato necesario para la misma.
Una vez realizados los cambios necesarios en DAE el servicio de Archivo y Documentación Clínica podrá garantizar el correcto tratamiento, y la confidencialidad que requieren estas historias clínicas, garantizando a su vez la seguridad del paciente.
Por tanto, la realización de este protocolo no sólo corresponde al servicio de archivo, sino que deben realizarlo conjuntamente los servicios implicados (admisión, etc), y sólo de esta manera, el protocolo final gozará de la aprobación generalizada, mejorando así el servicio prestado a los ciudadanos en este tipo de situaciones.
Modalidad: Póster electrónico

Autoría:

Antonio Inocencio Espinosa Poyatos    
SAS
España

Gema Fuentes Carmona    
SAS
España

Manuela Contreras González    
SAS
España